We zien nog vaak dat veel bedrijven die WBSO gebruiken, minder uren schrijven dan aangevraagd. Niet omdat ze minder werken, maar omdat ze niet helemaal helder hebben welke uren onder de WBSO vallen. Een developer die alleen programmeeruren registreert, laat al snel tientallen procenten van de subsidiabele uren liggen. Dat is zonde: als je structureel minder uren realiseert dan aangevraagd, loop je bij de vaststelling het risico op een correctie en terugbetaling.
In dit artikel zetten we op een rij welke uren wel en niet in aanmerking komen voor de WBSO.
De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een fiscale regeling waarmee je als ondernemer minder loonbelasting betaalt over de uren die je medewerkers besteden aan speur- en ontwikkelingswerk. Hoe meer S&O-uren je kunt onderbouwen, hoe groter het belastingvoordeel. Weten welke uren tellen is dus direct van invloed op hoeveel je terugkrijgt.
De wet stelt één centrale eis: de uren moeten direct en uitsluitend gericht zijn op het oplossen van de technische knelpunten die je hebt opgegeven binnen het S&O-project dat je hebt aangevraagd. Dat klinkt strenger dan het is. Want het gaat niet alleen om de uren die je doorbrengt met coderen.
De volgende activiteiten tellen als S&O-uur:
Nadenken over technische knelpunten en oplossingen
Uren die je besteedt aan het analyseren van een technisch probleem, het verkennen van oplossingsrichtingen of het uitwerken van een technische aanpak tellen mee, zolang ze direct verband houden met een toegekend S&O-project.
Uitzoekwerk en technisch onderzoek
Uren die je besteedt aan het onderzoeken van technische mogelijkheden, het testen van aanpakken of het doorlopen van documentatie om een technisch probleem op te lossen, tellen als S&O. Het gaat om het oplossen van onzekerheden, niet het implementeren van bekende oplossingen.
Programmeren en ontwikkelen
Dit is de meest voor de hand liggende categorie. Alle uren besteed aan het daadwerkelijk ontwikkelen van de oplossing voor een technisch knelpunt, tellen mee. Let op: routinematig programmeren of het implementeren van bestaande technieken tellen dan weer niet als S&O.
Technisch overleg
Overleg telt mee, maar alleen als hard te maken is dat het overleg puur inhoudelijk ging over technische knelpunten en oplossingen. Een wekelijkse stand-up telt dus niet. Een technisch overleg over hoe je een specifiek programmeerprobleem aanpakt, telt in principe wel, mits je het kunt onderbouwen in je administratie.
Bouwen van een prototype of proof of concept
Uren besteed aan het bouwen van een prototype of eerste werkende versie om aan te tonen of een technische oplossing werkt, tellen als S&O. Let op: zodra het prototype commercieel inzetbaar is of als bedrijfsmiddel kan worden gebruikt, vervallen de bouwuren als S&O-uren.
Niet alle uren die je aan een project besteedt zijn S&O-uren. De volgende activiteiten vallen niet onder de WBSO:
Wil je ook weten welke kosten je naast loonuren kunt opvoeren? Lees dan ons artikel WBSO: welke kosten zijn subsidiabel?.
Het bijhouden van de juiste uren vraagt om een goede administratie. Dat betekent: per persoon, per dag, per project registreren welke uren aan S&O zijn besteedt. RVO schrijft hiervoor geen specifiek systeem of methode voor, wij hebben voor onze klanten wel voorbeelden en handvatten. Het belangrijkste om te onthouden is dat de uren die je schrijft, te herleiden moeten zijn naar de technische knelpunten uit je aanvraag. Tools als GitHub, Jira en een eenvoudig urenschrijfsysteem werken prima, zolang er een duidelijke koppeling is met de projectomschrijving. Meer over de administratieve verplichtingen lees jein de WBSO Handleiding van RVO.
LET OP: denk je dat je meer S&O-uren maakt dan je hebt aangevraagd? Dat is goed nieuws. Je kunt je beschikking tussentijds naar boven bijstellen, of nieuwe projecten toevoegen. Lees hoe dat werkt in ons artikel WBSO: tussentijds projecten toevoegen en uren bijstellen. Wij kijken graag mee.
S&O-uren zijn meer dan alleen programmeeruren. Nadenken, uitzoeken en overleggen over knelpunten en oplossingen tellen, naast het programmeren en ontwikkelen, allemaal mee. Als ze maar direct gericht zijn op het oplossen van technische uitdagingen binnen je S&O-project. Weet je welke uren je mag opvoeren, dan haal je meer uit je WBSO-beschikking.
Wil je weten of de uren die jouw team maakt in aanmerking komen voor de WBSO? Neem contact met ons op en wij helpen je graag op weg!
Plan een vrijblijvende kennismaking in met een van onze subsidieconsultants. Samen zorgen we dat jij het maximale haalt uit jouw innovatie.
Veelgestelde vragen over WBSO S&O-uren
Heb je nog vragen over de WBSO S&O-uren? Hiernaast vind je de meestgestelde. Staat jouw vraag er niet tussen? Stuur ons een berichtje!
Bij Het Subsidie Lab mengen we de juiste ingrediënten om jouw subsidieaanvraag te laten slagen. We mixen transparantie, betrouwbaarheid en samenwerking om zo tot de beste resultaten te komen.
Tellen overleguren mee voor de WBSO?
Ja, maar wel alleen als het overleg aantoonbaar inhoudelijk gaat over het oplossen van technische knelpunten binnen het S&O-project. Een algemene projectvergadering telt niet. Een technisch overleg over een specifiek programmeerprobleem telt in principe wel, mits onderbouwd in je administratie.
Tellen uren voor het bouwen van een prototype mee?
Ja, mits het prototype bedoeld is om het technische werkingsprincipe aan te tonen en nog niet commercieel inzetbaar is. Zodra een prototype als bedrijfsmiddel kan worden gebruikt of commerciële waarde heeft, vervallen de bouwuren als S&O-uren.
Ik schrijf nu alleen programmeeruren. Laat ik dan subsidie liggen?
Waarschijnlijk wel. Uren besteed aan nadenken over technische knelpunten, uitzoek- en onderzoekwerk en technisch overleg tellen vaak ook mee. We kijken graag mee of je optimaal gebruikmaakt van je WBSO-beschikking. Neem vrijblijvend contact op met een van onze consultants.
Hoe moet ik mijn S&O-uren registreren?
Per persoon, per dag, per project. RVO schrijft geen vast systeem voor. Tools als GitHub, Jira of een urenschrijfsysteem werken prima, zolang je de uren kunt herleiden naar de technische knelpunten uit je aanvraag.
Welke kosten kan ik naast S&O-uren nog meer opvoeren?
Naast loonuren kun je ook andere kosten en uitgaven opvoeren die direct toerekenbaar zijn aan je S&O-project, zoals materialen en testkosten. Meer daarover lees je in ons artikel WBSO: welke kosten zijn subsidiabel?
Kan ik met terugwerkende kracht S&O-uren opvoeren?
Uren van vóór de ingangsdatum van je aanvraag zijn niet subsidiabel. Met terugwerkende kracht kun je die uren niet opvoeren.
Ik schrijf minder uren dan aangevraagd, wat nu?
Dan heb je een paar opties: