De WBSO is een van de meest gebruikte fiscale regelingen voor innoverende bedrijven in Nederland. Elk jaar maken zo’n 20.000 ondernemingen er gebruik van. Toch bestaat er veel onduidelijkheid over welke kosten wel en niet subsidiabel zijn. Wat telt wel, wat niet, en wat kan de regeling opleveren als je het goed toepast?
In dit artikel zetten we alles rondom WBSO en de subsidiabele kosten voor je op een rij.
De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een fiscale regeling van RVO waarmee de overheid S&O-kosten voor ondernemers verlaagt. Werk je aan de ontwikkeling van nieuwe software, producten of productieprocessen? Dan betaal je minder loonbelasting of inkomstenbelasting over de uren die je daaraan besteedt. Dat voordeel loop je niet automatisch mis als je nog klein bent of net begint. De WBSO is er voor bedrijven in alle groottes, van zzp’er tot scale-up.
De WBSO vergoedt niet zomaar alle kosten. Dit zijn de drie categorieën die wel subsidiabel zijn:
1. S&O-loonkosten
Dit is de kern van de regeling. Je vraagt subsidie aan op basis van het aantal uren dat medewerkers besteden aan speur- en ontwikkelingswerk (S&O). Over die uren ontvang je een afdrachtvermindering op de loonbelasting. Het gaat uitsluitend om medewerkers die bij jou op de loonlijst staan en loonheffing afdragen.
Let op: alleen de S&O-uren tellen, niet alle uren. Iemand die deels aan S&O werkt en deels aan andere taken, telt alleen voor de S&O-uren mee. Dit is een veelgemaakte denkfout.
2. Kosten en uitgaven (forfait of werkelijk)
Ondernemers met personeel kunnen naast de loonkosten ook andere kosten en uitgaven opvoeren die direct verband houden met het S&O-project. Denk aan materialen, testkosten of het laten uitvoeren van een gespecialiseerde test door een derde partij. Je kunt hiervoor kiezen voor een forfait per uur of de werkelijke kosten opgeven. Bij werkelijke kosten gelden strengere voorwaarden: de kosten moeten volledig toerekenbaar zijn aan S&O.
3. Zelfstandigen: aftrek per uur
Ben je zzp’er of zelfstandig ondernemer? Dan werkt de WBSO anders. Je ontvangt geen afdrachtvermindering maar een vaste S&O-aftrek op je inkomstenbelasting. In 2026 is dat €15.979. Voor starters is er een aanvullende aftrek van €7.996. Voorwaarde is wel dat je minimaal 1.225 uur per jaar voor je onderneming werkt én minimaal 500 uur aan S&O besteedt.
Naast de kosten die je wel kunt opvoeren, zijn er natuurlijk ook een aantal kostenposten die expliciet niet binnen de WBSO subsidiabele kosten vallen. De uren van ingehuurde krachten, uitzendmedewerkers en freelancers tellen niet mee, ook niet als zij inhoudelijk S&O-werk uitvoeren. Kosten van uitbesteed onderzoek zijn evenmin subsidiabel. Als laatste komen algemene bedrijfskosten, die niet direct toerekenbaar zijn aan een S&O-project, uiteraard ook niet in aanmerking.
De WBSO werkt met twee schijven. De basis is de zogenoemde S&O-grondslag: het aantal uren dat je medewerkers aan S&O besteden, vermenigvuldigd met een vastgesteld S&O-uurloon. Dat uurloon wordt berekend op basis van de salarissen van je S&O-medewerkers. Gebruik je de WBSO voor het eerst, dan geldt een forfaitair uurloon van €29.
Over de eerste €391.020 van die grondslag ontvang je een vermindering van 36% op de loonbelasting die je als werkgever afdraagt. Simpel gezegd: je betaalt minder loonbelasting aan de Belastingdienst. Voor startende bedrijven is dat tarief 50%.
Alles boven de €391.020 valt in de tweede schijf, waarvoor een tarief van 16% geldt.
Voor zelfstandigen werkt de WBSO anders. Zij ontvangen geen afdrachtvermindering maar een vaste aftrek op de inkomstenbelasting: €15.979 in 2026. Startende zelfstandigen ontvangen daar bovenop een aanvullende aftrek van €7.996, wat het totale voordeel op €23.975 brengt. Meer over hoe de WBSO werkt voor zelfstandigen lees je in ons artikel WBSO voor zelfstandigen — zo werkt het.
Stel: je hebt 6 medewerkers die elk zo’n 1000 uur per jaar aan S&O besteden. Met het forfaitaire S&O-uurloon van €29 kom je op een S&O-grondslag van €174.000. Bij een tarief van 36% levert dat een belastingvoordeel op van €62.640 per jaar. Dat is geld dat je niet afdraagt aan de Belastingdienst, en dat je vrijelijk kunt inzetten. Voor de volgende innovatie, voor het aannemen van nieuwe S&O-medewerkers (laat het op tijd weten als je dat doet, dan kunnen we je aanvraag aanpassen!) of voor de ontwikkeling van je bestaande team via bijvoorbeeld een HR-subsidie.
Ben je een starter voor de WBSO? Dan is het tarief 50% en loopt het voordeel op tot €87.000.
LET OP: de WBSO kun je alleen aanvragen voor S&O-werkzaamheden die nog moeten starten. Ben je al begonnen aan je S&O-werkzaamheden voordat je aanvraag is ingediend, dan kun je die uren niet meer opvoeren. Vraag dus op tijd aan.
De WBSO vergoedt S&O-loonkosten, gerelateerde kosten en uitgaven, en biedt zelfstandigen een vaste aftrek. Weet je wat er wel en niet onder valt, dan is de regeling concreet en goed te benutten. Zoals het rekenvoorbeeld laat zien, kan het voordeel voor een mkb-bedrijf al snel oplopen tot tienduizenden euro’s per jaar.
Wil je weten wat de WBSO voor jouw bedrijf kan opleveren? Het Subsidie Lab neemt het hele traject uit handen, van aanvraag tot vaststelling.
Wil je weten of jouw innovaties in aanmerking komen voor de WBSO subsidie in 2026? Neem contact met ons op en wij helpen je graag op weg!
Plan een vrijblijvende kennismaking in met een van onze subsidieconsultants. Samen zorgen we dat jij het maximale haalt uit jouw innovatie.
Veelgestelde vragen over WBSO subsidie
Heb je nog vragen over de WBSO subsidiabele kosten? Hiernaast vind je de meestgestelde. Staat jouw vraag er niet tussen? Stuur ons een berichtje!
Bij Het Subsidie Lab mengen we de juiste ingrediënten om jouw subsidieaanvraag te laten slagen. We mixen transparantie, betrouwbaarheid en samenwerking om zo tot de beste resultaten te komen.
Welke kosten zijn subsidiabel voor de WBSO?
De WBSO subsidiabele kosten vallen in drie categorieën: S&O-loonkosten van medewerkers op je loonlijst, andere kosten en uitgaven die direct toerekenbaar zijn aan je S&O-project, en voor zelfstandigen een vaste aftrek op de inkomstenbelasting. Kosten van ingehuurde krachten, freelancers en uitbesteed onderzoek vallen buiten de regeling.
Tellen alle uren van mijn medewerkers mee?
Nee, alleen de uren die direct aan S&O worden besteed. Een medewerker die deels aan S&O werkt en deels aan andere taken, telt alleen voor de S&O-uren mee. Je registreert per persoon, per project en per dag welke uren aan S&O zijn besteed.
Hoeveel S&O-uren mag ik opgeven?
Er is geen vast maximum. Je kunt alle uren opgeven die aantoonbaar aan S&O zijn besteed. Wel moet je dit onderbouwen in je administratie. Een goede urenadministratie is dan ook geen bijzaak.
Mag ik kosten opvoeren voor S&O-werk dat ik uitbesteed aan een ander bedrijf?
Alleen als het gaat om ondersteunend werk dat essentieel is voor jouw S&O-project, zoals een gespecialiseerde test die een derde voor jou uitvoert. Uitbesteed onderzoek, waarbij een derde partij het eigenlijke S&O-werk uitvoert, is niet subsidiabel.
Ik heb een bv maar keer mezelf geen loon uit. Kan ik toch WBSO gebruiken?
Dat hangt af van je situatie. Zonder loonheffing is er weinig om mee te verrekenen via de afdrachtvermindering. Dit is een veelvoorkomend pijnpunt bij startende bv’s. Neem contact op, we kijken graag naar wat er in jouw geval mogelijk is.
Wat is het forfaitaire S&O-uurloon?
Als je in 2024 geen gebruik hebt gemaakt van de WBSO, geldt in 2026 een forfaitair uurloon van €29. In andere gevallen wordt het uurloon berekend op basis van de salarissen van je S&O-medewerkers uit 2024.
Kan ik de WBSO combineren met andere regelingen?
Ja, de WBSO combineert goed met meerdere regelingen. Met de MIT R&D kun je als je samenwerkt met een andere mkb’er naast de fiscale voordelen van de WBSO ook directe subsidie op je projectkosten ontvangen. Via de Innovatiebox verlaag je de vennootschapsbelasting op winsten uit innovatieve activiteiten naar 9%, waarvoor je S&O-verklaring de toegangspoort is. De SLIM MKB regeling is interessant als je het leren en ontwikkelen in je bedrijf wil stimuleren. En de SLIM scholingssubsidie vergoedt opleidingskosten voor medewerkers los van de WBSO. Wij helpen je de optimale combinatie te bepalen.