Veel ondernemers denken dat als ze eenmaal een WBSO aanvraag hebben ingediend, ze de rest van het jaar alleen aan dat project mogen werken – en ook nog eens alleen voor de uren die zijn beschikt. Dat is niet zo! De WBSO is zo opgezet dat je gedurende het jaar kunt meebewegen met wat er in je bedrijf gebeurt. Start je een nieuw S&O project? Maak je meer, of minder, uren dan verwacht? Je kunt tussentijds altijd bijsturen. Doe dit wel op tijd!
In dit artikel leggen we je uit wat zo’n tussentijdse bijstelling inhoudt, wanneer je het doet en hoe je dat het beste aanpakt.
De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een fiscale regeling waarmee je als ondernemer minder loonbelasting betaalt over de uren die je medewerkers besteden aan speur- en ontwikkelingswerk. Je vraagt de WBSO altijd vooraf aan, voor toekomstige S&O-werkzaamheden. Onder S&O-werkzaamheden verstaat RVO:
Meer over welke kosten je kunt indienen voor deze regeling, lees je in ons artikel WBSO: welke kosten zijn subsidiabel?
Tussentijdse wijzigingen doorgeven is een goed idee. Een veelgemaakte denkfout is wel: je kunt je al ingediende aanvraag niet aanpassen. Projecten toevoegen of uren toevoegen doe je door een nieuwe aanvraag in te dienen. Die nieuwe aanvraag loopt, net als alle andere WBSO-aanvragen, automatisch tot en met 31 december van het lopende jaar.
Je kunt maximaal vier aanvragen per kalenderjaar indienen. De laatste mogelijkheid is in september. Dat geeft je gedurende het jaar drie extra momenten om je WBSO-beschikking aan te laten sluiten bij de realiteit.
RVO hanteert een duidelijke richtlijn. Je dient een nieuwe aanvraag in als:
Let op: heb je meerdere toegekende projecten lopen binnen één beschikking? Dan kun je, indien nodig, onderling schuiven met uren. Een nieuwe aanvraag is pas nodig als je het totaal overschrijdt, of een nieuw project toevoegt.
Maak je mer S&O-uren dan je hebt aangevraagd? Die een nieuwe aanvraag in met de extra uren. Zo voorkom je dat je bij de realisatiemelding meer uren hebt gemaakt dan toegekend zijn, wat leidt tot een lagere vaststelling.
Maak je structureel minder uren? Dan kun je bij de realisatiemelding naar beneden bijstellen. Wacht daar niet te lang mee: RVO kan bij de vaststelling een correctie doorvoeren die resulteert in terugbetalen.
Meer over welke uren onder de WBSO vallen lees je in ons artikel WBSO: welke uren mag je opvoeren?
Na het indienen van elke aanvraag, ook tussentijdse aanpassingen, streeft RVO ernaar de beschikking binnen drie maanden af te geven. In de praktijk gaat dat vaak sneller, maar het is verstandig om er wel rekening mee te houden.
Belangrijk om te weten: je mag de S&O-uren van een nieuw project al schrijven vanaf de startdatum die je in de aanvraag hebt opgegeven, ook als je de beschikking nog niet hebt ontvangen. De uren tellen mee zolang de aanvraag uiteindelijk wordt goedgekeurd. Wordt de aanvraag afgewezen, dan vervallen de uren die je hebt gemaakt.
Dat betekent niet dat je hoeft te wachten met werken aan een nieuw project totdat de beschikking binnen is. Wel is het zaak om de aanvraag in te dienen voordat je begint, en dat je vanaf de startdatum begint met het bijhouden van de urenadministratie. In dit artikel vertellen we je meer over de urenadministratie.
Met terugwerkende kracht aanvragen is nooit mogelijk.
LET OP: je kunt de WBSO alleen aanvragen voor S&O-werkzaamheden die nog moeten starten. Ben je al begonnen met een nieuw project zonder dat het in je beschikking staat, dan kun je die uren niet meer opvoeren. Dien dus altijd op tijd een aanvraag in, voordat je met een nieuw project begint of met meer mensen aan het project ga werken.
Je kunt de WBSO tussentijds aanpassen. Het is geen statische regeling, en door maximaal gebruik te maken van de mogelijkheden, laat je geen subsidie liggen. Je kunt gedurende het jaar nieuwe projecten toevoegen en uren bijstellen door (je adviseur) een nieuwe aanvraag in te (laten) dienen. Dat kan maximaal vier keer per jaar. Dit zorgt ervoor dat je beschikking, en het belastingvoordeel, altijd aansluit bij wat er daadwerkelijk in je bedrijf gebeurt.
Benieuwd of jouw beschikking nog optimaal is? Neem contact met ons op, wij kijken graag met je mee.
Plan een vrijblijvend gesprek in met een van onze subsidieconsultants. Samen zorgen we dat jij het maximale haalt uit jouw innovatie.
Veelgestelde vragen over WBSO tussentijds aanpassen
Heb je nog vragen over het tussentijds aanpassen van je WBSO aanvraag? Hiernaast vind je de meestgestelde. Staat jouw vraag er niet tussen? Stuur ons een berichtje!
Bij Het Subsidie Lab mengen we de juiste ingrediënten om jouw subsidieaanvraag te laten slagen. We mixen transparantie, betrouwbaarheid en samenwerking om zo tot de beste resultaten te komen.
Kan ik mijn ingediende WBSO-aanvraag aanpassen?
Nee. Een ingediende aanvraag kun je niet wijzigen. Wil je project toevoegen of uren ophogen, dan dien je een nieuwe aanvraag in. Heb je je WBSO aanvraag lopen via Het Subsidie Lab? Onze consultants plannen regelmatig een tussentijdse check met je in om te zorgen dat die kansen niet blijven liggen.
Hoeveel keer per jaar kan ik mijn WBSO aanvraag aanpassen?
Je kunt maximaal vier keer per kalenderjaar een nieuw project indienen, of een update doorgeven over je uren. Goed om te weten: de laatste mogelijkheid is in september.
Ik maak meer uren dan ik heb aangevraagd in de WBSO. Wat nu?
Als je meer uren maakt dan je hebt aangevraagd, moet je dat zo snel mogelijk doorgeven om te voorkomen dat je subsidie misloopt. Uren die je al hebt gemaakt, maar niet hebt aangevraagd, worden bij de realisatiemelding niet vergoedt! Neem zo snel mogelijk contact op met je subsidieadviseur om de juiste stappen te zetten om de extra uren alsnog toegekend te krijgen.
We stoppen met het WBSO project. Wat nu?
Als je een project stopzet, hoef je geen actie te ondernemen voor de lopende beschikking. Bij de realisatiemelding geef je aan hoeveel uren je daadwerkelijk hebt gemaakt. Niet-gerealiseerde uren van het gestopte project kun je onder voorwaarden inzetten voor projecten in latere aanvragen. Heb je al een nieuwe aanvraag lopen met andere projecten? Dan kun je de vrijgevallen uren daar mogelijk voor gebruiken. Wij helpen je die afweging te maken.
Wat als ik vergeet een nieuwe aanvraag in te dienen voor een nieuw project?
Als je al bent begonnen met het nieuwe project voordat je de aanvraag indient, kun je die uren niet meer opvoeren. De WBSO geldt alleen voor toekomstige S&O-werkzaamheden. Dien je aanvraag voor het nieuwe project bijvoorkeur vóór, maar sowieso zo snel mogelijk in voordat je met een nieuw project begint. Even overleggen? Neem contact op met Het Subsidie Lab.
Hoe lang duurt het voordat ik weet of we WBSO krijgen?
RVO streeft naar een doorlooptijd van drie maanden. In de praktijk gaat dat vaak sneller. Je hoeft die tijd niet op je handen te zitten: je mag je S&O-uren schrijven vanaf de startdatum in je aanvraag, ook als je de beschikking nog niet hebt ontvangen.