WBSO FAQ

WBSO administratie: wat moet je bijhouden?

Hoera, je hebt een S&O-verklaring binnen. Je project loopt. En dan begint het – voor veel mensen – “gedoe” van de WBSO: de administratie die je moet bijhouden. Dat wil je vanaf de start van het project goed doen, want achteraf moet je kunnen aantonen wie, wanneer, waaraan heeft gewerkt bij de realisatiemelding. RVO controleert deze steekproefsgewijs, en een onvolledige administratie kan je met terugwerkende kracht subsidie kosten, ook als je project zelf prima liep.

In dit artikel vertellen we je alles over de administratie die je moet bijhouden, en hoe je dat het beste doet.

Even opfrissen:

Wat is de WBSO?

WBSO staat voor Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk. Het is een fiscale regeling waarmee je de kosten voor Research & Development (R&D) kunt verlagen. Je krijgt de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk als je werkt aan nieuwe programmatuur, een (tastbaar) product of productieproces, of technisch-wetenschappelijk onderzoek doet.

Wat moet er in je S&O-administratie staan?

Je administratie bestaat uit de volgende drie onderdelen:

Urenadministratie: een overzicht van de werkelijke uren die aan je S&O-project zijn besteed, en wanneer.
Projectadministratie: een overzicht van de inhoud en voortgang van het project.
Kosten- en uitgavenadministratie: alleen nodig als je bij je aanvraag hebt gekozen voor werkelijke kosten, in plaats van het forfaitaire bedrag.

RVO schrijft geen vast format voor de administratie, je mag het vormvrij bijhouden. Aansluiten bij hoe je nu administreert, digitaal of op papier, een eigen app bouwen – we zien het gebeuren: als het maar compleet en actueel is.

Uren bijhouden: deze regels zijn belangrijk

Let goed op, want dit is het onderdeel waar de meeste fouten ontstaan. Deze “regels” gelden voor de urenadministratie:

leg uren vast per persoon, per dag en per project
doe dit binnen 10 werkdagen na de gewerkte uren
schrijf geen uren op verlof- of ziektedagen
schrijf alleen uren voor medewerkers die op de loonlijst staan. Stagiairs en afstudeerders tellen doorgaans niet mee
schrijf geen uren voor projecten waarvoor je geen S&O-verklaring hebt ontvangen.

Wat gebeurt er als je WBSO administratie niet op orde is?

RVO kan op elk moment controleren of het project in je aanvraag, overeenkomt met dat wat je in de praktijk aan het doen bent. Als blijkt dat je administratie gebreken vertoont, kan dat leiden tot een correctie op je S&O-verklaring. Bij een te late of uitblijvende realisatiemelding volgt eerst een boete, en bij aanhoudend uitblijven een volledige correctie.

Zo voorkom je problemen met de WBSO-administratie

De praktijk leert dat de meeste problemen ontstaan door uitstel. Uren die je maandenlang niet hebt bijgewerkt, zijn achteraf lastig te reconstrueren. Een paar dingen die schelen:

koppel de S&O-uren aan een systeem dat je toch al gebruikt, zoals een bestaande urenregistratie
wijs binnen het team iemand aan die de administratie maandelijks checkt, niet pas in maart bij de realisatiemelding
leg vast welke uren aan welke projecten zijn gekoppeld, niet alleen het totaal.

LET OP: een S&O-verklaring loopt altijd door tot en met 31 december, ook als je project pas halverwege het jaar start of eerder klaar is dan gepland. Houd het goed bij in je administratie!

Conclusie

WBSO administratie hoeft geen hoofdpijn te veroorzaken

De WBSO is geen gevalletje “in the pocket, niks meer aan doen.” De administratie tijdens het jaar waarin je een S&O-verklaring hebt, bepaalt of je het toegekende voordeel ook echt behoudt. Uren vanaf de start van je project vastleggen op tijd, per project en per persoon, en deze op tijd melden bij RVO, scheelt een hoop gedoe.

WBSO